Checklist juhlien järjestäjälle

Katso tästä juhlien suunnittelijan to-do -lista. Varmista, että ainakin nämä kahdeksan kohtaa  ovat hoidossa.

1. Varaa juhlatila
2. Kutsu vieraat
3. Suunnittele menu ja muut tarjoilut
4. Luo aikataulu tapahtumalle
5. Valitse seremoniamestari(t)
6. Suunnittele juhlien ohjelma
7. Tee uusi checklist jossa listattuna kaikki muistettavat pienet yksityiskohdat.
8. Siivous, tavaroiden hakeminen/palauttaminen, muut juhlan jälkitoimet

 

VARAA JUHLATILA

Juhlien luonteesta, henkilömäärästä,  päivämäärästä ja juhlatilalle asetetuista vaatimuksista riippuen juhlatila täytyy varata jopa kaksi vuotta ennen juhlapäivää. Erityisen aikaisin juhlatila täytyy varata, jos mielii saada kesälauantain. Kesän lauantaisin hääseurueet valtaavat juhlatilat ja kilpailu parhaista tiloista on kovaa. Myös pikkujoulukauden perjantait marras-joulukuun vaihteessa varataan ajoissa.

Sesonkien ulkopuolella ja erityisesti pienempien seurueiden juhlat saattavat onnistua vaikka jopa viikon varoitusajalla. Aina kannattaa kysyä.

Juhlatilaa varattaessa kannattaa huomioida seuraavaa:

• Saako tilalle viedä omat juomat ja/tai ruoat
• Mitä kaikkea juhlatilasta löytyy valmiina ja mitä sisältyy hintaan. Mitä täytyy hankkia itse.
• Mihin kellonaikaan asti voi juhlia jatkaa
• Miten juhlien valmistelut ja siivous hoidetaan

KUTSU VIERAAT

Toiset päättävät ensin juhlien päivämäärän, ennen kuin juhlapaikkaa on edes etsitty, ja laittavat heti tässä vaiheessa vieraille save the date -ilmoituksen. Toiset taas lähtevät juhlien suunnittelussa liikkeelle juhlatilasta ja ilmoittavat vieraille päivämäärän ja paikan vasta sopivan tilan löydyttyä.

Merkitse kutsuun viimeinen päivämäärä ilmoittautumiselle sekä pyyntö ilmoittaa mahdolliset erikoisruokavaliot.

SUUNNITTELE MENU JA MUUT TARJOTTAVAT

Haluatko juhliisi ehdottomasti omat tarjottavat, vai otatteko kaiken pitopalvelulta? Tämä on syytä huomioida juhlatilaa valittaessa. Useimmissa juhlatiloissa ruoat tulee ottaa juhlatilan pitopalvelulta.

Miten erikoisruokavaliolliset huomioidaan. Useimmat pitopalvelut suunnittelevat nykyään menut lähtökohtaisesti laktoosittomiksi. Myös täysin gluteenittomia menuja löytyy. Lisäksi pitopalvelut toimittavat ilmoitettujen erikoisruokavaliollisten ruokailijoiden tarpeisiin korvaavia tuotteita. Moni pitopalvelut ottaa korvaavia tuotteita tarvitsevista erikoisruokavaliollisista henkilöistä pienen lisämaksun. Tämä on yleensä kuitenkin kokonaishinnassa varsin marginaalinen lisäkulu.

Erikoisruokavaliollisia henkilöitä on usein noin 10-20% vieraista.

Menun suunnittelu on tässä yhteydessä liian laaja aihe käsiteltäväksi kattavasti, mutta todettakoon, että pitopalveluilta löytyy lähtökohtaisesti tarjottavaa kaikenlaisiin juhliin, teemoihin ja tarpeisiin. Löytyy vegaania, halal-lihaa, teemajuhlien ruokia, grilli-ruokaa, cocktail-paloja, jälkiruoat, yö-ruoat, häämenut, pöytiin tarjoillut menut….Mitä ikinä keksitkään toivoa.

Pitopalvelut on nykyään helppoa myös kilpailuttaa erilaisten palveluiden kautta. Saat useita tarjouksia yhdellä viestillä.

SUUNNITTELE AIKATAULU

Toimiva ja realistinen aikataulu on tärkeä osa onnistuneita juhlia. Tästä aiheesta meiltä löytyykin kokonaan oma blogi-kirjoituksensa. 

Tässä yhteydessä annettakoon vinkiksi vain se, että kysy ammattilaiselta. Jos tapahtumaan liittyy useita erillisiä toimijoita, kannattaa aikataulusta kysellä vielä erikseen kultakin toimijalta (pitopalvelu, juhlatila, bändi, dj, muu ohjelma, jne.). Jos ostat koko paketin yhdestä paikasta, saat helposti apua aikataulun suunnitteluun ja virhearvioilta vältytään.

VALITSE SEREMONIAMESTARI

Jos juhlissa on paljon ohjelmaa, on hyvä, että joku toimii tapahtuman seremoniamestarina. Seremoniamestari ohjaa illan kulkua ja tiedottaa tapahtuman aikana eri osapuolille aikataulun etenemisestä. Seremoniamestari kertoo mitä milloinkin tapahtuu ja mitä illan aikana on luvassa. Seremoniamestari jakaa myös puheenvuorot puheita haluaville.

Jos kyseessä on pienet ja/tai erityisen rennot ja vapaamuotoiset juhlat, ei erillistä seremoniamestaria välttämättä tarvita.

SUUNNITTELE JUHLIEN OHJELMA

Hyvissä juhlissa on usein jotain ohjelmaa. Kenties jokin oma kisailu tai leikki. Bändi tai Dj on aina myös hyvä idea.

Vaihtoehtoja ohjelmaan on valtavasti. Ideoita ja hintatietoja saa erilaisten ohjelmatoimistojen kautta.

Myös ohjelman valitsemisesta olemme kirjoittaneet oman blogi-jutun.

TEE UUSI CHECKLIST

Tee juhlistasi to-do -lista. Tähän listaan kannattaa listata kaikki mieleen tulevat pienet (ja isot) yksityiskohdat jotka on muistettava hoitaa ennen juhlaa, juhlien aikana ja juhlien jälkeen.

Mitä enemmän ostat palveluita yhdestä paikasta, sen vähemmän omaa muistettavaa on ja vältät juhla-stressiä.

SIIVOUS JA TAVAROIDEN HAKEMINEN

Jo juhlatilaa valittaessa on hyvä huomioida miten juhlien jälkeinen siivous ja tavaroiden pois vieminen on järjestetty.

Toisissa paikoissa juhlien järjestäjä siivoaa itse, toisissa siivous sisältyy automaattisesti tilavuokraan.

Selvitä juhlatilaa valitessasi täytyykö kaikki omat tavarat olla vietynä pois “vuokra-ajan” loppuun mennessä, vai voiko tavaroita hakea esimerkiksi juhlia seuraavana päivänä.

Muista aikatauluttaa tämäkin etukäteen ja päättää kuka kyseiset ennen juhlaa ja juhlien jälkeen hoidettavat tehtävät suorittaa.