Millainen on paras hääjuhlien aikataulu? – Lue ammattilaisen vinkit aikataulun suunnitteluun!

Viime aikoina on selvästi yleistynyt se, että vihkiminen (tai muu vastaava seremonia) suoritetaan samassa paikassa itse hääjuhlien kanssa. Yhä useammin siis vihkiminen tapahtuu juhlatilalla tapahtuman aluksi.

Tässä aikataulu esimerkissä kuvittelemme kuitenkin, että kyseessä on perinteinen kirkkovihkiminen ja kirkko sijaitsee noin 15-30min ajomatkan päässä juhlatilalta.

Menkäämme siis suoraan asiaan. Tässäpä hyvä aikataulu, olkaa hyvät:

klo 15.00 vihkiminen kirkolla

klo 15.20 vihkiminen ohi

klo 15.30 vieraat lähtevät siirtymään juhlatilalle (joko yhteiskuljetus tai omilla kyydeillään)

klo 16.00 vieraat saapuvat juhlatilalle, alkumaljojen jako

klo 16.15 hääpari saapuu juhlatilalle, maljannosto

klo 16.30 info, toivotukset, ruokailu alkaa

klo 17.15 mahdollisia puheita tai ohjelmaa

klo 17.30 tarjoilijat keräävät astioita pois, ei ohjelmaa tähän

klo 17.45 mahdollisia puheita tai ohjelmaa

klo 18.00 ei ohjelmaa, tarjoiluhenkilökunta valmistelee kakku- ja kahvi-buffettia

klo 18.30 hääkakku ja kahvit

klo 19.00 mahdollisia puheita, leikkejä tms.

klo 19.45 häätanssi (levyltä tai elävän musiikin kanssa)

klo 20-> vapaata juhlimista, musiikkia, mahdollisia puheita tai omaa ohjelmaa

klo 22.30 mahdollinen yöruoka

klo 23.30 musiikit pois ja siirtyminen jatkoille

klo 24.00 juhlatila tyhjä

Huomioita aikataulusta:

-Lauantai iltapäivällä ei liikenteessä yleensä ole pahoja ruuhkia, joten on turhaa varata liikaa “vara aikaa”  vieraiden siirtymiseen. Vihkiminen sujuu yleensä kirkolla melko tarkkaan suunnitellussa aikataulussa ja ihmiset siirtyvät kokemuksemme mukaan varsin sujuvasti kirkolta juhlatilalle.

-Suosittelemme myös, että juhaltilalla tapahtuma laitetaan käyntiin melko nopeasti. Kokemuksemme mukaan moni vieras kokee pitkän odottelun alussa turhauttavana.

Vanha perinne on se, että hääpari lähtee ottamaan valokuvia vihkimisen jälkeen. Nykyään moni järjestää tämän potreittikuvauksen toisinkin. Kenties kuvat otetaan kokonaan toisena ajankohtana tai juhlatilalla juhlien aikana sopivissa väleissä. Jos kuvat otetaan heti kirkon jälkeen, ei tähänkään kannata varata suotta liikaa aikaa, sillä kuvaukset osaavan kuvaajan kanssa sujuvat usein varsin nopeasti.

-Suosittelemme siis juhlien käynnistämistä vauhdikkaasti. Hääjuhlat alkavat usein myöhäisessä iltapäivästä ja vierailla on jo nälkä. Vieraat ovat silminnähden tyytyväisiä, kun viimein päästään ruokaan käsiksi. Kaikki kulkee omalla painollaan, kun on ensin saatu nauttia herkullista ruokaa ja juomaa.

-Puheiden ja oman ohjelman suhteen kannattaa ottaa huomioon myös pitopalvelun työ. Ruokailun aikataulutuksesta kannattaa kysyä omalta pitopalvelulta. Hurman omilla juhlatiloilla nyrkkisääntönä on se, että kakku alkaa kaksi tuntia ruokailun alun jälkeen. Astioiden keräämiseen on hyvä varata noin 15-30min sellaista aikaa jossa ei ole puheita tai muuta ohjelmaa. Lisäksi ennen kahvien alkua henkilökunta tarvitsee aikaa kakun ja kahvien valmisteluun.

Ruokailun aikatulutuksessa voi olla eroja eri pitopalveluilla.

-Tässä Hurman esimerkki aikataulutuksessa juhlat loppuvat klo 24.00. Tästä halukkaat ehtivät vielä hyvin siirtymään jatkoille yökerhoon tai muualle. Moni hääpari haluaa viettää juhliaan perinteisesti myöhempäänkin. Juhlatila Espoon Tallilla juhlia voi jatkaa jopa klo 02.00 saakka ja Juhlatila M6:lla klo 01 saakka.

Yleisesti antaisimme ohjeeksi hääparille sen, että älkää suotta stressatko aikataulusta juhlien aikana. Juhlat eivät siitä yhtään huonone, jos kahvi alkaa 15min aiottua myöhemmin tai bändin aloitus viivästyy hieman.

Bestmaneille ja kaasoille vinkiksi:

-Nauttikaa erityisestä päivästä ja tehtävästänne.

-Olkaa rennolla ja positiivisella asenteella.

-Kommunikoikaa aktiivisesti. Jutelkaa illan aikana aktiivisesti tarjoilijoiden ja esiintyjien kanssa aikataulun etenemisestä. Ennakointi on hyvästä. On aivan ok käydä kysymässä tarjoilijoilta vaikkapa tunti ennen kakkua, miltä aikataulu heidän mielestään näyttää.

Usein häissä kaasot ja bestmanit ovat ainoat henkilöt jotka voivat “komentaa” juhlavieraita. Näin ollen aikataulussa pysyminen on paljon kiinni myös siitä, että bestmanit/kaasot kutsuvat tarpeeksi ajoissa ihmiset takaisin paikoilleen ja ohjeistavat illan kulusta.

Photo by Ivan Cabañas on Unsplash